Absences Tableau Excel : suivi des arrêts maladie, simple et fiable

Commencez par ouvrir le fichier et allez sur « Instructions ». En deux minutes, vous aurez l’essentiel. Ensuite, direction « Suivi des Absences » : ajoutez un collaborateur par ligne, renseignez le service, le type d’absence, puis les dates de début et de fin. Le modèle calcule automatiquement la durée (jours) et met en forme la ligne. Si le certificat médical n’est pas encore reçu, choisissez « En attente certificat » : une alerte visuelle s’affiche pour ne pas l’oublier.

Précisez le statut (« En cours », « Prolongé », « Terminé ») et la date de retour prévu. En cas de prolongation, créez une nouvelle ligne liée au même ID : vous gardez l’historique propre, sans écraser les données. Côté motifs, utilisez les listes déroulantes pour rester cohérent (grippe, accident, opération…).

Une fois quelques enregistrements saisis, ouvrez « Statistiques ». Les graphiques vous donnent la répartition par type d’absence, l’évolution mensuelle et des indicateurs immédiats. Besoin de filtrer par service ou période ? Utilisez les filtres du tableau et rafraîchissez vos vues en un clin d’œil.

Astuce de terrain : notez dans « Observations » les infos utiles (subrogation, échange CPAM, convention collective). Le jour où il faut justifier une décision, vous serez content d’avoir tout au même endroit.

Nous avons longtemps observé le même scénario : chaque service tient son propre fichier, les intitulés changent (arrêt, congé maladie, AT/MP…), et quand il faut calculer le taux d’absentéisme ou le nombre de jours d’arrêt par service, c’est la panique. Un Absences Tableau Excel Suivi Arrêt Maladie bien conçu met tout le monde sur la même longueur d’onde. Les colonnes sont standardisées, les dates sont au format français, les champs clés (certificat médical, statut) sont identiques pour tous. Résultat : des données comparables et exploitées sans friction.

Nous avons pensé le modèle pour répondre aux questions concrètes des RH et managers : qui est absent, pour quel motif, combien de jours, où en est le certificat, quel est le retour prévu ? La feuille « Statistiques » transforme ces lignes en indicateurs clairs : répartition par type d’absence, évolution mensuelle, top des services les plus exposés, durée moyenne d’arrêt. Pas besoin d’être expert Excel pour se repérer, les graphes sont déjà configurés.

Au-delà des chiffres, il y a le quotidien. Lorsqu’un arrêt est prolongé, on doit garder l’historique. Lorsqu’un retour est avancé, il faut le noter. Notre modèle équilibre rigueur et souplesse : le cadre est solide, mais vous gardez la main sur votre organisation interne.

Mesurer l’absence ne se limite pas à compter des jours. En France, on distingue souvent jours calendaires et jours ouvrés, la carence peut s’appliquer (hors AT/MP), et la subrogation des IJSS impacte la paie. Notre modèle n’impose pas une règle unique : il centralise la donnée source (dates, type, motif) et vous laisse choisir votre méthode de calcul pour vos reportings. Vous pouvez, par exemple, utiliser la durée brute pour la paie et une durée « ouvrée » pour piloter l’activité, via un champ dédié ou un filtre.

Nous avons aussi prévu les cas spécifiques : Accident du Travail (AT/MP), maternité/paternité, hospitalisation. Grâce aux listes homogènes, vous isolez en un clic les absences à suivre de près pour la DSN événementielle ou les échanges avec la CPAM. Les « Observations » vous aident à noter les éléments sensibles (subrogation, IJSS en attente, pièces reçues). La cohérence de la donnée à la source, c’est ce qui fait gagner du temps lors des contrôles de fin de mois.

Enfin, sur le calcul du taux d’absentéisme, nous vous partageons notre approche : toujours expliciter la base (ETP, heures ou jours), la période (mois civil, 12 mois glissants), et le périmètre (inclut-on les congés payés ? généralement non). Avec un modèle propre, ces arbitrages deviennent des paramètres, pas des obstacles.

Dans une TPE, l’objectif est la simplicité : savoir qui est absent, jusqu’à quand, et comment s’organiser. Notre fichier Excel fait exactement ça. Vous saisissez l’arrêt, vous voyez la date de retour prévu, et la feuille « Statistiques » vous évite des calculs chronophages. En PME, on ajoute une couche d’analyse : comparer les services, identifier une hausse d’arrêts saisonnière, objectiver un plan de prévention (ergonomie, charge, organisation).

Dans l’industrie, la répartition par service et par type d’absence devient stratégique. On veut distinguer le court terme (grippe, infection) du long (maladie chronique, post-opératoire), repérer les AT/MP et prioriser les actions HSE. Dans les services, le pilotage par équipe et la communication avec les managers sont clés ; les graphiques donnent une image claire pour le CODIR ou le CSE. Dans la santé ou le médico-social, la continuité d’activité impose d’anticiper les remplacements : la colonne « Date Retour Prévu » est précieuse pour planifier les intérims.

Nous voyons aussi l’intérêt pour les cabinets comptables et prestataires RH : un modèle standard, sans macros, que l’on peut partager avec ses clients et exploiter facilement. Chacun parle le même langage, ce qui fluidifie les échanges et sécurise les décisions.

Sur la protection des données (RGPD), nous gardons une ligne claire : collecter le minimum nécessaire (identité professionnelle, type d’absence, dates), éviter les détails médicaux sensibles dans les « Motifs » et réserver les informations strictement utiles à la gestion administrative. Stockez le fichier sur un espace sécurisé, limitez les accès aux personnes habilitées, et définissez une durée de conservation. Nous avons rédigé des conseils pratiques dans l’onglet « Instructions » pour cadrer ces points.

Pensez process avant Excel : qui saisit, qui vérifie, à quelle fréquence ? Une bonne routine (ex. mise à jour quotidienne, point hebdomadaire, archivage mensuel) vaut mieux qu’un fichier sophistiqué mal alimenté. Côté technique, notre modèle reste volontairement léger : pas de macros, une mise en forme conditionnelle pour voir immédiatement les certificats manquants et les arrêts en cours, et des graphiques déjà paramétrés.

Enfin, anticipez les usages connexes : préparation d’un bilan social, échanges CPAM, contrôle paie. Utilisez l’ID pour relier facilement vos lignes, conservez les prolongations séparées pour tracer l’historique, et documentez dans « Observations » les points clés (DSN envoyée, AR CPAM reçu). Ce sont ces détails, issus de notre expérience terrain, qui font la différence sur la durée.