Modèle Excel de Facture Auto‑Entrepreneur

Commencez par ouvrir l’onglet Paramètres et renseignez votre identité : nom, SIREN/SIRET, adresse, email, téléphone. Indiquez votre statut TVA (franchise en base ou option pour la TVA) et vos conditions de règlement. Ensuite, dupliquez la feuille Facture à chaque nouveau client : la numérotation se met à jour automatiquement, la date s’adapte, et les mentions légales s’affichent. Saisissez vos lignes: description claire, quantité, prix unitaire. Le total se calcule au fur et à mesure, avec ou sans TVA selon votre réglage. Un coup d’œil au pied de page pour vérifier les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € (en B2B), puis export en PDF. Vous envoyez. C’est propre, aligné, et archivable.

Nous avons structuré ce modèle autour des exigences françaises, parce qu’une facture ne se discute pas : elle se conforme. En micro‑entreprise (auto‑entrepreneur), plusieurs mentions sont indispensables. D’abord, votre identité complète (nom/prénom ou dénomination), adresse, SIREN/SIRET. Si vous avez opté pour la TVA, le numéro de TVA intracommunautaire s’ajoute. Sinon, la mention TVA non applicable, article 293 B du CGI apparaît automatiquement. La facture doit aussi comporter un numéro unique et chronologique, sans rupture, la date d’émission, la date de la vente ou de la prestation, l’identité du client, la description précise des biens ou services, la quantité, le prix unitaire, les éventuelles remises, le total. Entre professionnels, nous prévoyons la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard, ainsi que le taux et les modalités de pénalités de retard. Notre mise en forme intègre ces éléments au bon endroit, en français, avec le format de date jj/mm/aaaa et l’euro. Vous cochez votre cas, vous renseignez vos données, et la facture sort conforme et lisible. C’est exactement ce que vos clients attendent et ce que l’administration vérifierait.

Nous avons beaucoup vu d’auto‑entrepreneurs se compliquer la vie avec la numérotation : redémarrer au 1 chaque année est une bonne pratique, mais encore faut‑il éviter les doublons. Notre modèle automatise le format (par exemple AAAA‑MM‑001) et verrouille les cellules sensibles. Vous changez l’année, la séquence suit. Côté TVA, nous gérons nativement la franchise en base. Par défaut, les montants sont en TTC équivalents au HT, et la mention légale s’affiche. Si vous optez pour la TVA (dépassement de seuil, option volontaire), il suffit d’activer l’option : les colonnes TVA se dévoilent, les taux se paramètrent (20 %, 10 %, 5,5 %), et les totaux HT/TVA/TTC se recalculent. Pour les acomptes, nous avons prévu une case simple : vous indiquez l’acompte reçu, la facture le déduit et affiche le reste à payer. Besoin d’un avoir ? Dupliquez votre facture, inversez les quantités et le document se formate comme un avoir clairement identifiable. L’objectif est toujours le même : vous laisser vous concentrer sur la prestation, pas sur l’arithmétique.

Après l’émission, vient la conservation. Notre modèle facilite l’export PDF propre : marges réglées, en‑tête net, totaux visibles, prêt pour l’envoi par email. Côté archivage, nous recommandons de stocker chaque PDF dans un dossier par année, et de conserver également le fichier Excel, verrouillé en écriture pour éviter les modifications involontaires. Sur le plan RGPD, vos données client sont des données personnelles : ne conservez que l’essentiel (coordonnées, références de facture), sécurisez l’accès à vos dossiers (mot de passe, sauvegardes chiffrées) et définissez une durée de conservation raisonnable, alignée sur vos obligations comptables. Notre feuille prévoit un champ distinct pour les informations contractuelles (facultatives) afin d’éviter d’entasser des données non nécessaires dans la facture. Enfin, pour l’envoi, privilégiez l’export PDF plutôt que le fichier Excel : vos montants sont figés, et la présentation ne bouge plus. Un petit détail qui évite de grands malentendus.

Nous avons accompagné des centaines d’auto‑entrepreneurs : ceux qui se payent le mieux ont un rituel simple. Facturer immédiatement après la prestation. Indiquer des conditions de paiement claires (par exemple 30 jours fin de mois) et un moyen de règlement visible (IBAN/BIC). Mentionner les pénalités de retard et l’indemnité de 40 € en B2B démontre votre sérieux. Dans notre modèle, ces informations sont lisibles sans surcharger le document. Pour les relances, nous suggérons un calendrier : J+1 (rappel cordial avec la facture en pièce jointe), J+7 (relance polie), J+15 (rappel avec mention des pénalités), puis appel téléphonique. Gardez le ton professionnel et factuel. Pensez aussi aux devis bien cadrés : un devis accepté accélère la facturation et réduit les litiges. Notre template s’intègre naturellement à ce flux : du devis (même structure) à la facture, puis au reçu si besoin. Moins d’hésitations, plus de régularité, et donc des paiements qui tombent à l’heure.